การบอกเลิกจ้างเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจเพื่อพยุงสถานการณ์ก็ตาม หรือเตรียมตัวเพื่อการเปลี่ยนแปลงธุรกิจในอนาคตก็ตาม ถือเป็นการปรับเปลี่ยนการทำงาน และปรับโครงสร้างองค์กร ในฐานะที่ต้องเป็นผู้ที่ต้องจัดการการบอกเลิกจ้าง หรือเป็นตัวแทนขององค์กรในการบอกเลิกจ้าง ซึ่งเป็นงานที่ไม่มีใครอยากทำและดูเหมือนจะเป็นประสบการณ์ที่น่าเจ็บปวดของทุกคน แต่เมื่อต้องทำและจำเป็นที่จะต้องคำนึงถึงความรู้สึกของลูกจ้างที่ต้องบอกเลิกจ้าง ในขณะเดียวกันต้องใส่ใจภาพพจน์ขององค์กรอีกด้วย
การบอกเลิกจ้าง เป็นเรื่องละเอียดอ่อน ดังนั้นผู้ที่บอกเลิกจ้างควรต้องมีความชำนาญและเป็นมืออาชีพ จึงต้องมีการเตรียมการจัดลำดับขั้นตอนสำคัญเป็นอย่างดี เตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้เพรียบพร้อมโดยเฉพาะสิ่งที่ลูกจ้างที่มีผลกระทบจะได้รับ จัดการฝึกอบรมทุกคนที่เกี่ยวข้อง แต่ก็ยังอาจจะมีข้อที่เพลี่ยงพล้ำอยู่บ้าง
สิ่งที่ HR หรือผู้ที่เกี่ยวข้องไม่ควรทำเมื่อต้องบอกเลิกจ้างพนักงาน
- พูดนอกบท ถ้าไม่มีการฝึกซ้อมการพูด กำหนดคำพูด เรียบเรียงความสำคัญก่อนหน้าหลังในการบอก เพราะสถานการณ์นี้เป็นช่วงที่ละเอียดอ่อนที่สุด และการยอมรับสถานการณ์ของแต่ละคนก็ไม่เหมือนกัน อาจจะทำให้เกิดความสับสน หรือสถานการณ์บานปลายกลายเป็นถูกเลิกจ้างไม่ยุติธรรม เพราะหัวข้อที่จะพูดก็มีรายละเอียดปลีกย่อยค่อนข้างเยอะอยู่แล้ว และการบอกเลิกจ้างควรอยู่ภายใต้ขอบเขต เหล่านี้เท่านั้น
- เหตุผลของการเลิกจ้าง
- วันทำงานวันสุดท้าย
- ผลประโยชน์ทางการเงินที่ลูกจ้างที่มีผลกระทบจะได้รับไม่ว่าจะเป็นเงินชดเชยหรืออื่น ๆ รวมทั้งวันที่จ่ายเงิน อาจจะเป็นครั้งเดียว หรือแบ่งจ่าย ต้องชัดเจน
- การช่วยเหลือหลังจากการบอกเลิกจ้าง เช่น Outplacement Services
- ผลประโยชน์อื่น ๆ ถ้ามี เช่น ระยะเวลาของการประกันค่ารักษาพยาบาล การติดต่อประกันสังคม เงินกองทุนลี้ยงชีพ และอื่น ๆ
- การคืนอุปกรณ์เครื่องใช้ของบริษัท บัตรพนักงาน บัตรจอดรถ และอื่น ๆ
- การติดต่อบริษัทหลังจากถูกบอกเลิกจ้าง เพราะลูกจ้างอาจจะยังอยู่ในสภาวะเครียด และรับข้อมูลได้จำกัด แต่เมื่อหลังจากที่มีเวลาคิดทบทวน อาจจะมีคำถามที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม ซึ่งองค์กรจะต้องให้ความช่วยเหลือ ให้คำแนะนำได้
- พูดแต่ความต้องการ ความรู้สึก และปัญหาของตัวเอง เช่น เธอไม่อยู่แล้วใครจะทำหน้าที่นี้ ฉันก็งานยุ่งมากอยู่แล้ว และก็ไม่มีคนมาช่วย ฉันต้องลำบากมากขึ้นแน่ ๆ เพราะในเวลานั้น ไม่มีใครอยากเสียเวลาฟังเรื่องของคนอื่น สร้างความสับสนถ้ายังต้องการฉันแล้วเอาฉันออกทำไม
- วิพากษ์วิจารณ์หรือกล่าวโทษการตัดสินใจของผู้บริหารเพียงเพื่อจะอยากให้ลูกจ้างที่มีผลกระทบยอมรับการบอกเลิกจ้างในครั้งนี้ เพราะผลกระทบที่เกิดขึ้นเป็นการสร้างแนวคิดและทัศนคติของลูกจ้างผู้นั้นที่มีต่อองค์กรอย่างผิด ๆ และทำให้ภาพพจน์ขององค์กรเสียหายอีกด้วย
- ต้องควบคุมอารมณ์ให้ได้ แม้ว่าสถานการณ์จะรุนแรง เช่น ลูกจ้างตะโกนด่า เราต้องไม่โต้ตอบในลักษณะเดียวกัน แต่อาจจะให้เวลาเพื่อให้ลูกจ้างสงบสติอารมณ์ลงก่อนค่อยปฎิบัติในขั้นตอนถัดไป จริงอยู่ที่เราอาจจะคิดว่าไม่ใช่ความผิดของเราที่ต้องเป็นคนบอกเลิกจ้าง แต่เรากำลังปฎิบัติหน้าที่อยู่ ดังนั้นการเป็นมืออาชีพจะทำให้สถานการณ์ลุล่วงไปได้โดยดี
- คำต้องห้าม “ฉันเข้าใจนะว่าเธอรู้สึกอย่างไร” เพราะในความเป็นจริงเราไม่ได้เข้าใจ โดยเฉพาะถ้าเราไม่เคยโดนสถานการณ์แบบนี้มาก่อน ปัญหาของแต่ละคนก็ไม่เหมือนกัน และไม่เท่ากัน หน้าที่ของเราคือรับฟังสิ่งที่ลูกจ้างอยากจะบอก และให้คำแนะนำในสิ่งที่พอจะเป็นไปได้
- พยายามบอกเป็นนัย เหตุการณ์นี้ถือเป็นความโชคดีในความโชคร้าย เพราะลูกจ้างกำลังเสียขวัญกับการที่ถูกบอกเลิกจ้าง และไม่ใช่ความโชคดีที่ต้องเผชิญสถานการณ์นี้
- พยายามที่จะเร่งปิดการสนทนานี้เพราะรู้สึกอึดอัดกับสถานการณ์ โดยไม่ได้ให้โอกาสลูกจ้างได้แสดงความรู้สึก หรือแม้จะถามสิ่งที่กังวลใจ แม้ว่าหลังจากการบอกเสร็จสิ้นแล้ว ลูกจ้างอาจจะเงียบไปเลยและไม่แสดงอาการใดใด เราก็จำเป็นจะต้องให้เวลาตามความเหมาะสม เพราะเป็นโอกาสสุดท้ายที่เราจะได้แสดงความจริงใจให้ลูกจ้างได้แสดงความเคารพในสิทธิ์ของตัวเอง ผู้อื่นและองค์กร
- ที่สำคัญ “อย่าสัญญา” ในสิ่งที่ทำไม่ได้ เพราะจะดูเป็นการแก้ตัวมากกว่า เพราะกระบวนการคัดเลือกได้ผ่านการพิจารณาแล้ว และถ้าเราไม่สามารถทำได้ตามคำสัญญา เราจะกลายเป็นคนที่ไม่น่าเชื่อถืออีกต่อไป
- ไม่อ่อนไหวไปกับสถานการณ์ แม้ว่าลูกจ้างที่ถูกบอกเลิกจ้างสนิทสนมกับผู้ที่บอกเลิกจ้างขนาดไหน ในช่วงที่บอกเลิกจ้างควรต้องเก็บความรู้สึกและปฎิบัติงานได้อย่างเหมาะสม ไม่กอดคอร้องไห้ไปกับลูกจ้าง เพราะความอ่อนไหวจะทำให้ลูกจ้างรู้สึกยากที่จะก้าวต่อไป
ไม่ว่าสถานการณ์จะเป็นเช่นไร การควบคุมอย่างเหมาะสม จะทำให้เหตุการณ์คลี่คลาย ขั้นตอนการทำงานราบรื่น ใช้เวลาได้อย่างเหมาะสม ที่สำคัญไม่สร้างความบาดหมางต่อความรู้สึกของลูกจ้างที่มีผลกระทบและองค์กร
LHH (Lee Hecht Harrison) เป็นหนึ่งในบริษัทชั้นนำที่มีความเชี่ยวชาญด้าน Outplacement และ Career Transition ดำเนินงานในหลายประเทศทั่วโลก ซึ่งให้บริการในการช่วยเหลือพนักงานที่ถูกเลิกจ้างหรือต้องเปลี่ยนสายอาชีพภายในองค์กรและนอกองค์กร สามารถติดต่อเข้ามาได้ที่ [email protected] หรือโทร 022586930-35
