ปัจจุบัน HR ของแต่ละบริษัทโดยเฉพาะบริษัทข้ามชาติล้วนแต่มีความสามารถและมีทักษะทางด้าน Change Management หรือ Transformation หรือแม้กระทั่ง Merge and Acquisition แต่ไม่ว่าอย่างไรก็ตามกระบวนการเหล่านั้นต้องใช้เวลา ทรัพยากรและจำนวนเงินที่สูงมาก มีการกำหนดกลยุทธ์ ศึกษาความเสี่ยง ที่สำคัญกระบวนการเหล่านั้นไม่ได้ทำหรือเกิดขึ้นบ่อย ๆ จนกลายเป็นความชำนาญ ยิ่งกว่านั้นผลลัพธ์ที่ออกมายังไม่สามารถยืนยันได้ว่าจะมีผลกระทบต่อเนื่องในทางลบหรือบวก ดังนั้นการบอกเลิกจ้างมีผลกระทบต่อพนักงานทั้งที่ถูกบอกเลิกจ้าง และสร้างความกังวลใจให้พนักงานที่เหลืออยู่ด้วย เกิดความสั่นคลอนรู้สึกไม่มั่นคงต่อองค์กร และมีแนวโน้มที่จะหางานใหม่ที่สร้างความมั่นคงให้กับตัวพนักงานมากขึ้น
ยิ่งกว่านั้นการจัดการบอกเลิกจ้างที่จัดการได้ไม่ดีส่งผลต่อภาพลักษณ์ขององค์กร และอาจเป็นหนึ่งในเหตุผลที่อาจจะสูญเสียลูกค้าไปเลยก็ได้ หรืออาจจะนำไปสู่กระบวนการฟ้องร้องดำเนินคดีในศาล เสียทั้งเวลา ทั้งเงินในการต่อสู้คดี ซึ่งเห็นกันอยู่มากมาย
ดังนั้นการบอกเลิกจ้างจึงไม่ใช่เรื่องง่าย และไม่ใช่เรื่องที่ HR จะสามารถทำได้โดยลำพัง แต่ HR เป็นผู้กำหนดกลยุทธ์รวมทั้งขั้นตอนและการฝึกฝนผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมด
HR ต้องเข้าใจหลักการและเป้าหมายขององค์กรอย่างชัดเจน รวมทั้งมีความแม่นยำเรื่องกฎหมายแรงงานเพื่อลดความเสี่ยงต่อการถูกดำเนินคดีในภายหลัง และเพื่อเป็นการลดความเสี่ยง ควรต้องได้รับการปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญเพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างเหมาะสม
ดังนั้นเราจะมาทำความเข้าใจเบื้องต้นว่าสิ่งที่ HR ควรรู้ก่อนทำการบอกเลิกจ้างมีอะไรบ้าง เพราะคือการจัดการความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับพนักงานทั้งที่มีผลกระทบ และพนักงานที่ยังคงอยู่ต่อ
1. การจัดการการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับพนักงานที่มีผลกระทบ
เป็นเรื่องที่ยากที่สุด เพราะไม่ได้มีผลเพียงแค่ตัวพนักงาน แต่อาจจะหมายถึงผลกระทบต่อครอบครัวของเขา เป้าหมายในชีวิตที่ยังไปไม่ถึง เกิดความสูญเสียความมั่นใจในตัวเอง รวมทั้งความรู้สึกไม่มั่นคงในงาน ดังนั้นสิ่งที่ HR ควรต้องคำนึงถึงคือ
- ทำอย่างไรจึงจะสร้างความเข้าใจให้กับพนักงานที่มีผลกระทบถึงความจำเป็นของบริษัทในการเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลต่อพวกเขา
- มีกระบวนการจัดการอย่างไรที่ทำให้พนักงานที่มีผลกระทบไม่รู้สึกว่ากำลังโดนด้อยค่า แต่ได้รับการปฏิบัติอย่างมีศักดิ์ศรี
- ต้องมีความมั่นใจว่าขั้นตอนการบอกเลิกจ้างต้องเป็นไปอย่างยุติธรรม เหมาะสมและเป็นมืออาชีพ
- ต้องมีความมั่นใจว่าขั้นตอนการบอกเลิกจ้างไม่ทำลายภาพพจน์ขององค์กร และนำไปสู่การฟ้องร้อง หรืออาจจะสูญเสียลูกค้า หรือคู่ค้าในอนาคต
- ควรเตรียมขั้นตอนและวิธีการสื่อสารการบอกเลิกจ้างอย่างไร และใครบ้างที่มีส่วนเกี่ยวข้องในขั้นตอนนี้ และควรจะมีการ Training หรือไม่
- ข้อมูลที่ใช้สื่อในการบอกเลิกจ้างต้องเป็นสิ่งที่พนักงานที่มีผลกระทบจะได้รับในวันสิ้นสุดการว่าจ้าง เหตุผลในการบอกเลิกจ้าง และขั้นตอนในทางกฎหมายแรงงานที่พนักงานที่มีผลกระทบควรต้องรับรู้ และต้องไม่ขัดต่อมนุษยธรรมและกฎหมายแรงงานรวมทั้งนโยบายของบริษัท
- การจัดการความเสี่ยงในการสื่อสารซึ่งอาจจะก่อให้เกิด ความเข้าใจผิด การคาดเดากันไปเอง การสร้างข่าวลือในทางลบมากยิ่งขึ้น
- เอกสารที่ควรต้องเตรียมให้พนักงานที่มีผลกระทบ ต้องครบถ้วนโดยเฉพาะการบอกเลิกจ้างที่มีผลในทันที รวมทั้งช่องทางการติดต่อกับ HR ในอนาคต
- ขั้นตอนการบอกเลิกจ้างและสถานที่ใช้ในการบอกเลิกจ้าง ตั้งแต่การนัดหมายพนักงานที่มีผลกระทบ จนถึงการบอกเลิกจ้าง การให้ความช่วยเหลือหลังการเลิกจ้าง การจัดลำดับพนักงานในการบอกเลิกจ้างก็มีผลเช่นเดียวกัน
- สภาวะทางจิตใจของผู้บอกเลิกจ้างเป็นอย่างไร มีความพร้อมหรือไม่
- การให้ความช่วยเหลือสนับสนุนพนักงานที่มีผลกระทบ นอกจากเงินชดเชยแล้วมีอะไรบ้าง เพราะพนักงานอาจจะทำงานอยู่กับองค์กรมานาน ขาดประสบการณ์การเตรียมตัว การสัมภาษณ์งาน หาแหล่งงาน หรือแม้แต่กระบวนการจัดหาทรัพยากรบุคคลก็เปลี่ยนไปจากการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้
การให้ผู้ที่มีความชำนาญเข้ามาช่วยเหลือจะช่วยให้ปัญหาเหล่านี้คลี่คลายลง สร้างความมั่นใจให้กับพนักงานที่มีผลกระทบให้มองหาโอกาสใหม่ ๆ ให้กับตัวเอง และยังคงช่วยรักษาภาพพจน์ของบริษัทได้อย่างดีอีกด้วย เพราะ
- ช่วยสร้างความโปร่งใส ความเชื่อใจ กำหนดการสื่อสารที่ชัดเจนมีประสิทธิภาพ ในเวลาที่เหมาะสมและกระทบต่อความรู้สึกของพนักงานในด้านลบน้อยที่สุด
- ช่วยเตรียมตัวให้ผู้บอกเลิกจ้างเข้าใจสถานการณ์ การเก็บรักษาความลับขององค์กร และการเตรียมตัวพร้อมรับเหตุการณ์เมื่อพนักงานที่มีผลกระทบ อาจจะมีปฏิกริยาตอบสนองแตกต่างกันไป อาจจะไม่ยอมรับ โกรธ จนถึงทำร้ายตัวเองหรือผู้บอกเลิกจ้าง
- ให้การฝึกฝนความเป็นผู้นำให้กับผู้บอกเลิกจ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การปฏิบัติตามขั้นตอนหลัก ๆ ในการบอกเลิกจ้าง เพื่อให้คลายความกังวล
- ช่วยให้การสนับสนุน ในการดูแล พูดคุยกับพนักงานที่ยอมรับการถูกบอกเลิกจ้างได้ยาก เพื่อให้เห็นเป้าหมายในชีวิตข้างหน้าได้อย่างเป็นรูปธรรมมากขึ้น
2. การจัดการการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับพนักงานที่เหลืออยู่
ลองนึกถึงว่าพนักงานที่เหลืออยู่ เริ่มสังเกตว่าเพื่อนร่วมงานหายไปโดยไม่มีการบอกกล่าว รู้สึกสับสนต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นและถ้าไม่มีการสื่อสารจากองค์กรอีกด้วย ยิ่งสร้างแนวคิดในทางลบให้กับพนักงานที่เหลืออยู่ เกิดความไม่เชื่อใจ ไม่มั่นใจต่อองค์กร และอาจจะหาโอกาสเปลี่ยนงานโดยที่พวกเขาเหล่านั้นเป็นกำลังสำคัญขององค์กรอีกด้วย HR ควรจะทำอย่างไรเพื่อให้พนักงานที่เหลืออยู่ยังคงมีความมั่นใจและรับรู้ว่าอาชีพของเขายังมีความมั่นคงอยู่ การสื่อสารแนวทางของการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กร และสิ่งที่มีผลกระทบต่อพนักงานที่เหลือ และองค์กรอย่างไร รวมทั้งการเตรียมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงจึงจำเป็นอย่างยิ่ง HR จึงควรต้องวางแผนการสื่อสารเป็นอย่างดี
- วางแผนการสื่อสารความสำคัญหลักที่ต้องทำให้องค์กรเกิดการเปลี่ยนแปลง ซึ่งอาจจะเป็นเพราะการนำเทคโนโลยีมาใช้ การลดขนาดขององค์กร การลดตัดทอนงานที่ซ้ำซ้อน เพื่อให้พนักงานมีความเข้าใจไปในทางเดียวกัน
- ร่วมกำหนดเป้าหมาย ความสำคัญและแนวโน้มในการสร้างความสามารถในการฟื้นฟูให้คืนสู่สถานการณ์ปกติได้เร็วที่สุด
- พิจารณาเครื่องมือที่ใช้ในการประเมินพฤติกรรมของพนักงานและกลุ่มเพื่อใช้เป็นแนวทางในการจัด ปรับ และกำหนดเป้าหมายในการทำงานทั้งส่วนบุคคลและกลุ่มหรือแผนกต่อไป
- สร้างทัศนคติเชิงบวกในการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ตามที่ได้กล่าวมาข้างต้นจะเห็นได้ว่าการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวกับการเลิกจ้างพนักงานมีผลกระทบในวงกว้างมาก ดังนั้นการวางแผนการจัดการรวมทั้งขั้นตอนจึงต้องมีความรัดกุม ครอบคลุมและประเมินความน่าจะเป็นไประหว่างการดำเนินการ และหาแนวทางป้องกันไว้ก่อน การใช้บริการผู้ชำนาญเป็นมืออาชีพจึงเป็นสิ่งที่ช่วยให้การจัดการเป็นไปได้อย่างเหมาะสม
