การบอกเลิกจ้างคือการที่ฝ่ายนายจ้างมีเหตุจำเป็นที่ต้องบอกเลิกจ้างลูกจ้างโดยที่ไม่ได้เป็นความต้องการของลูกจ้าง อีกทั้งตัวลูกจ้างเองไม่ได้วางแผนการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในชีวิตไว้ และการถูกออกจากงานครั้งนี้นอกจากจะไม่แค่กระทบกับตัวลูกจ้าง แต่อาจจะกระทบภาระผูกพันและความรับผิดชอบที่มีต่อคนในครอบครัว แม้ว่ากฎหมายเปิดโอกาสให้นายจ้างสามารถบอกเลิกจ้างพนักงานได้ แต่การคัดสรรบุคคล กระบวนการที่นำมาใช้ในการบอกเลิกจ้างพนักงาน บริษัทเองนอกจากการปฎิบัติตามกฎหมายในการจ่ายเงินชดเชยต่างๆ ก็ต้องคำนึงถึง การรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ถูกผลกระทบ ดังนั้นการจากลาอย่างสุภาพจึงเป็นการให้เกียรติพนักงานที่ถูกกระทบ และเพื่อเป็นการรักษาความสัมพันธ์ในธุรกิจอุตสาหกรรมเพราะไม่แน่ว่าอาจได้ร่วมงานกันอีกในอนาคต รวมทั้งการป้องกันไม่พูดถึงบริษัทในแง่ลบ ในฐานะผู้ที่ต้องดำเนินการบอกเลิกจ้าง การรักษาชื่อเสียงขององค์กร คงภาพลักษณ์ที่ดี และผลกระทบในการจ้างงานขององค์กร รวมทั้งยังต้องรักษาขวัญและกำลังใจของพนักงานที่ยังคงอยู่ ควรมีมาตรการช่วยลดความกังวล และไม่ให้เกิดการลาออกของพนักงานที่อาจจะมีผลต่อธุรกิจของบริษัท การบอกเลิกจ้างเป็นขั้นตอนที่ต้องใช้ความละเอียดถี่ถ้วน เพราะพนักงานมักจะมีความอ่อนไหวต่อสถานการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างไม่ทันตั้งตัว ดังนั้นการวางแผนจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง มาทำความเข้าใจถึงกระบวนการและเช็คลิสต์การบอกเลิกจ้าง
ใครบ้างที่ต้องเกี่ยวข้องในกระบวนการนี้ได้แก่
ฝ่ายบุคคล (HR):
คือผู้ที่เป็นกลุ่มคนที่ต้องวางแผนและกำหนดขั้นตอนเพื่อให้กระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่นและเหมาะสม และให้เกียรติผู้ที่ถูกผลกระทบจากการบอกเลิกจ้าง ไม่ว่าจะเป็นแค่บุคคลเดียวหรือหลายๆคน ซึ่งต้องรักษาเป็นความลับอย่างสูงสุด ในกรณีที่ฝ่ายบุคคลยังไม่เคยมีประสบการณ์มาก่อน การขอให้บริษัทที่มีความชำนาญเข้ามาช่วยวางแผนให่การสนับสนุนก็จะทำให้การทำงานราบรื่นและเป็นไปตามเป้าหมายได้เป็นอย่างดี
ฝ่ายหรือแผนกที่พนักงานถูกกระทบจากการบอกเลิกจ้าง:
กลุ่มนี้เป็นผู้ที่เป็นผู้ที่ต้องแจ้งเรื่องการเลิกจากพนักงานในสังกัดของตน ดังนั้นจึงมีความอ่อนไหวต่อเหตุการณ์และความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้างานและพนักงาน การสร้างความเข้าใจบทบาทหน้าที่ของคนกลุ่มนี้จึงสำคัญมาก ควรมีวิธีการอย่างไร ใช้คำพูดลักษณะไหน จึงจะเหมาะสมเพราะหัวหน้างานจะรู้จักคนในสังกัดได้ดีกว่าคนอื่น ควรเริ่มต้นแจ้งใครก่อนจัดลำดับอย่างไร เหล่านี้จะช่วยให้การแจ้งเป็นไปได้อย่างราบรื่นมากที่สุด ควรจะต้องเตรียมการเช่นหมอหรือพยาบาล พนักงานรักษาความปลอดภัย หรืออื่นๆเพื่อรับมือกับสถานการณ์ที่อาจจะเกิดขึ้น
ตัวพนักงานที่ถูกกระทบโดยตรงจากการบอกเลิกจ้าง:
บุคคลเหล่านี้จะมีความรู้สึกต่างกัน ซึ่งความละเอียดอ่อน ภาระหน้าที่ และความสัมพันธ์ในที่ทำงานจะสามารถบ่งบอกแนวโน้มถึงสภาวะที่อาจจะเกิดขึ้นระหว่างการแจ้งบอกเลิกจ้าง
แผนกบัญชี:
ซึ่งต้องเป็นผู้เตรียมขั้นตอนการจ่ายเงิน ซึ่งจะต้องเป็นไปตามแผนการบอกเลิกจ้าง เช่นค่าชดเชยซึ่งควรเป็นวันทำงานวันสุดท้าย หรือไม่เกิน 3 วันจากวันทำงานวันสุดท้าย บางบริษัทมีกฏระเบียบเข้มงวดเพราะจ้างบริษัทที่มีความชำนาญเป็นผู้จัดการ เช่นไม่สามารถโอนเงินให้พนักงานโดยตรงได้ไม่ว่ากรณีใดใดแต่ผ่านระบบเงินเดือนเท่านั้น แม้ว่าจะเป็นการเบิกจ่ายค่าเดินทาง
พนักงานที่เหลือ:
ฝ่ายบุคคลควรต้องช่วยหัวหน้างานในการแจ้งข่าวกับพนักงานที่เหลืออยู่ เพื่อทำความเข้าใจสถานการณ์ที่เกิดขึ้น และเรียกขวัญและกำลังใจเพื่อไม่ให้เกิดการลาออก กลุ่มเหล่านี้เองจะหวั่นไหวต่อเหตุการณ์เป็นอย่างมาก เกิดความระแวงกับสถานการณ์ที่อาจจะเกิดกับตนในอนาคต ฝ่ายบุคคลมีการวางแผนรับมือเพื่อสร้างความเชื่อมั่นต่อองค์กรอย่างไร
ขั้นตอนที่ควรคำนึงถึง
- การแจ้งเหตุผลของการเลิกจ้าง ต้องเป็นธรรมต่อผู้ที่ถูกผลกระทบ เป็นไปตามกฏหมายแรงงาน และชัดเจนสมเหตุสมผล
- ให้คำแนะนำให้ความร่วมมือวางแผนกับหัวหน้างานของแผนกและฝ่ายที่ถูกกระทบในการพิจารณาตำแหน่งงานที่มีผลกระทบ แนะนำกระบวนการการพิจารณาคัดเลือกบุคคลอย่างเป็นธรรม รวมทั้งการโอนถ่ายงานบางส่วนที่ยังคงต้องมีอยู่ให้กับพนักงานที่เหลืออย่างยุติธรรมและเหมาะสม
- เตรียมสัญญาห้ามเปิดเผยข้อมูลอันเป็นความลับ (Non-Disclosure Agreement or Confidentiality Agreement) เพื่อบังคับไม่ให้แต่ละฝ่ายเปิดเผยข้อมูลที่สำคัญของตนให้บุคคลภายนอกทราบ
- กำหนดวันแจ้งการบอกเลิก ผู้ที่เป็นผู้แจ้งการบอกเลิก ขั้นตอนการบอกเลิกจ้าง เอกสารสำคัญในการบอกเลิกจ้าง ค่าชดเชยและวันจ่ายค่าชดเชย วันทีมีผลเลิกจ้าง
- พิจารณาความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นระหว่างขั้นตอนการบอกเลิกจ้าง
- พิจารณากระบวนการแจ้งและฟื้นฟูกำลังใจให้กับพนักงานที่เหลืออยู่
การวางแผนและเตรียมการ
- ทบทวนสัญญาจ้างของผู้ที่ถูกบอกเลิกจ้าง และกฎหมายแรงงานที่เกี่ยวข้อง
- คำนวณค่าชดเชย และเงินชดเชยตามกฎหมาย
- เตรียมเอกสารหลักฐาน การทำงานและการประเมินผล
- วางแผนการสื่อสารกับทีมงานและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
เอกสารที่ต้องเตรียม
- หนังสือบอกเลิกจ้าง (ตามแบบฟอร์มกฎหมาย)
- สำเนาสัญญาจ้างและภาคผนวก
- บันทึกการประเมินผลงาน
- หลักฐานการกระทำผิด (หากมี)
- ใบคำนวณเงินชดเชยและค่าตอบแทน
การคำนวณค่าชดเชยและผลตอบแทนมีอะไรบ้าง
ไม่ควรเตรียมทางเลือกมากกว่า 2 ทางเพราะทำให้การควบคุมเป็นไปได้ยากมาก
ค่าชดเชยตามกฎหมายแรงงาน:
ในที่นี้จะไม่ลงรายละเอียดการคำนวณค่าชดเชย เนื่องจากการคำนวณค่าชดเชยและผลตอบแทนขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น อายุงาน ลักษณะสัญญาจ้าง และเงื่อนไขเพิ่มเติมของแต่ละบริษัท ซึ่งอาจแตกต่างกันไปและต้องพิจารณาตามกฎหมายแรงงานที่เกี่ยวข้อง รวมถึงอาจมีข้อตกลงภายในองค์กรที่ให้สิทธิประโยชน์มากกว่าที่กฎหมายกำหนด
เงินที่ต้องชำระ รวมถึง:
- เงินเดือนค้างจ่าย
- ค่าล่วงเวลา (หากมี)
- ค่าชดเชยการเลิกจ้าง
- เงินชดเชยพิเศษ (หากมี)
- ค่าเบี้ยเลี้ยง โบนัส ที่ค้างจ่าย
- เงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
การเตรียมการบอกเลิกจ้าง
การเตรียมความพร้อมของฝ่ายบุคคล
ฝ่ายบุคคลให้การฝึกอบรมและเตรียมสคริปเพื่อใช้ในการแจ้งการบอกเลิกให้กับผู้ที่ต้องเป็นผู้บอกเลิกจ้าง เพราะอาจจะเป็นครั้งแรกของหัวหน้างาน หรือไม่ได้ทำมานานแล้ว ความคล่องตัวก็จะน้อยลง ขั้นตอนนี้คือขั้นตอนที่สำคัญที่สุด และควรจะมีความผิดพลาดให้น้อยที่สุด สิ่งที่ควรพูดและไม่ควรพูด
การกำหนดวันบอกเลิกจ้าง
กำหนดวันบอกเลิกจ้างซึ่งก็ควรจะคำนึงถึงการกำหนดวันทำงานวันสุดท้ายของผู้ถูกบอกเลิกจ้าง ซึ่งสามารถทำได้หลายรูปแบบเช่น
- มีผลทันทีหลังจากการบอกเลิกจ้าง
- มีผลในภายหน้าในระยะเวลาที่กำหนด และยังต้องทำงานจนถึงวันที่ตกลงกัน
- มีผลในภายหน้าในระยะเวลาที่กำหนด แต่ไม่ต้องมาทำงานแล้ว ซึ่งในบริษัทต่างชาติจะให้เรียก Garden Leave และยังคงได้เงินเดือนและผลประโยชน์เต็มเหมือนพนักงานทั่วไป
ที่ต้องคำนึงเรื่องนี้ เพราะการบอกเลิกจ้างมีกระบวนการต่างกัน ไม่ว่าจะเป็นความรู้สึก การนำส่งคืนซึ่งทรัพย์สินของบริษัทและการจ่ายเงินชดเชย
ขั้นตอนระหว่างการบอกเลิกจ้าง
ขั้นตอนที่ 1
ต้องแจ้งด้วยวาจาก่อน แล้วตามด้วยการมอบเอกสารการบอกเลิกจ้าง พร้อมอธิบายเหตุผลอย่างชัดเจนและเป็นธรรม และเอกสารนั้นต้องลงวันที่และลายมือชื่อผู้มีอำนาจ และต้องให้พนักงานเซ็นต์ยินยอม
ขั้นตอนที่ 2
เมื่อแจ้งแล้ว ควรให้เวลาซักถามและตอบข้อสงสัย ควรมีพนักงานของฝ่ายบุคคลร่วมด้วย เพื่อให้ช่วยอธิบายคำถามที่เกี่ยวกับรายละเอียดของจำนวนเงินต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นได้
ขั้นตอนที่ 3
ในขั้นตอนนี้ฝ่ายบุคคลควรต้องแจ้งผลประโยชน์ที่ผู้ถูกบอกเลิกจ้างควรได้รับนอกเหนือจากที่บริษัทให้ เช่นเงินชดเชยจากประกันสังคม และขั้นตอนการขอเงินจากประกันสังคม การจ่ายภาษีเงินได้ และการจัดการเงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หนังสือรับรองการทำงาน
ขั้นตอนที่ 4
ขั้นตอนที่ต้องปฎิบัติหลังจากการบอกเลิกจ้าง เช่นคืนทรัพย์สินของบริษัท อาทิเช่น โน๊ตบุ๊ค บัตรประจำตัวบริษัท การเข้าถึงข้อมูลของบริษัท การรักษาความลับของกันและกัน รวมทั้งจัดการเรื่องการส่งมอบงาน
ขั้นตอนที่ 5
แนะนำให้ผู้ที่ถูกบอกเลิกจ้างเข้ารับการช่วยเหลือในการหางานจากบริษัทที่มีผู้เชี่ยวชาญในการให้คำปรึกษาเพื่อสร้างความเข้าใจในความต้องการของตลาดแรงงานในขณะนั้น และสร้างความมั่นใจให้กับผู้ที่ถูกบอกเลิกจ้าง และสร้างภาพพจน์ที่ดีของบริษัท
เอกสารอื่นที่ต้องส่งมอบ
- หนังสือรับรองการทำงาน
- ใบรายงานการหักภาษี (ภ.ง.ด. 1)
- เอกสารการโอนเงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
- ใบรับเงินค่าชดเชย
ความเสี่ยงที่ต้องระวัง
ความเสี่ยงทางกฎหมาย
- การถูกฟ้องร้องจากการเลิกจ้างไม่เป็นธรรม
- ชำระดอกเบี้ยย้อนหลังในกรณีที่การไม่จ่าย หรือจ่ายค่าชดเชยผิด
- การละเมิดข้อกำหนดในสัญญาจ้าง
- การเลือกปฏิบัติ หรือการกลั่นแกล้ง
ความเสี่ยงทางธุรกิจ
- ความลับบริษัท หรือข้อมูลรั่วไหล
- ผู้ถูกบอกเลิกนำลูกค้าไปด้วย
- ความกังวล ความไม่มั่นใจ และผลกระทบที่มีต่อทีมงานที่เหลืออยู่ ต้องสร้างขวัญและกำลังใจ
- ความเสียหายต่อชื่อเสียงบริษัท
การป้องกันความเสี่ยง
- ตรวจสอบกฎหมายให้แม่นยำ และอาจจะเปรียบเทียบจากคดีฟ้องร้องที่มีโดยเฉพาะ เป็นความผิดของบริษัท
- ให้บริษัทที่ปรึกษาเข้ามาช่วยในการวางแผน รวมทั้งให้การสนับสนุนในแต่ละขั้นตอน เพราะบริษัทเหล่านี้จะมีผู้ชำนาญการและนักกฎหมายให้ความช่วยเหลือโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีซับซ้อน
- จัดทำเอกสารหลักฐานให้ครบถ้วน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการจ่ายเงิน
- เป็นความรับผิดชอบของนายจ้างที่ต้องรักษาความลับและข้อมูลส่วนตัวของผู้ที่ถูกบอกเลิกจ้าง ในขณะเดียวกันผู้ที่ถูกบอกเลิกจ้างก็ต้องปฎิบัติเช่นเดียวกัน
- ติดตามผลการดำเนินการในแต่ละขั้นตอนอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาที่ไม่คาดคิดที่อาจจะเกิดขึ้น
การบอกเลิกจ้างที่เป็นธรรม ให้เกียรติผู้ที่ถูกบอกเลิกจ้าง ใช้กระบวนการบอกเลิกจ้างเป็นไปอย่างถูกต้อง รวมทั้งการให้การช่วยเหลือหลังการถูกบอกเลิกจ้างเพื่อให้ผู้ที่ถูกผลกระทบสามารถได้งานได้โดยเร็ว จะช่วยลดความเสี่ยงทางกฎหมายและธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
